หาสำนักบัญชี ทำบัญชีรายเดือน เปิดบริษัทใหม่ ปรึกษาบัญชีและภาษีกับเราฟรีเปิดบริษัทใหม่ ทำบัญชีรายเดือน ปรึกษาฟรีได้เลยวันนี้

เอกสารภาษีที่ธุรกิจต้องออก

ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย คืออะไร ทำไมต้องมี

เผยแพร่ 8 กันยายน 2569

ตรวจทานความถูกต้องโดยทีมงานบัญชีทอง · อัปเดตล่าสุด 8 กันยายน 2569

ใบสำคัญรับและใบสำคัญจ่ายคืออะไร ต่างจากใบเสร็จยังไง ใช้ตอนไหน และช่วยอะไรเวลาไม่มีเอกสารจากผู้ขาย

ใบสำคัญรับและใบสำคัญจ่ายคืออะไร

ใบสำคัญรับและใบสำคัญจ่ายเป็นเอกสารภายในที่ใช้รวบรวมและอนุมัติรายการรับหรือจ่ายเงิน พร้อมหลักฐานประกอบ. ใบสำคัญรับช่วยควบคุมเงินที่กิจการรับ ส่วนใบสำคัญจ่ายช่วยให้ตรวจว่าใครขอจ่าย ใครอนุมัติ และจ่ายเพื่ออะไร

เอกสารเหล่านี้ไม่ใช่ใบเสร็จหรือใบกำกับภาษี แต่เป็นสะพานเชื่อมระหว่างธุรกรรมจริงกับการบันทึกบัญชี. จึงควรทำทุกครั้งที่เงินเข้าออกผ่านระบบ ไม่ใช่เฉพาะเวลาหาหลักฐานไม่เจอ.

ต่างจากใบเสร็จรับเงินอย่างไร

ใบเสร็จรับเงินออกโดยผู้รับเงินให้ผู้จ่ายเพื่อยืนยันการชำระ ส่วนใบสำคัญจ่ายจัดทำโดยกิจการผู้จ่ายเพื่ออนุมัติและสรุปการจ่ายของตน. หนึ่งรายการจึงอาจมีทั้งใบสำคัญจ่าย ใบเสร็จ และหลักฐานโอน

กรณีผู้ขายออกเอกสารไม่ครบ ให้ดู บิลเงินสด เพื่อจัดหลักฐานเสริม แต่ไม่ควรใช้ใบสำคัญจ่ายแทนใบกำกับภาษี.

ใช้เมื่อผู้รับเงินออกเอกสารให้ไม่ได้

เมื่อผู้ขายรายย่อยไม่มีแบบเอกสาร ให้บันทึกชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวประชาชนหรือข้อมูลระบุตัวตนเท่าที่เหมาะสม วัน รายการ จำนวนเงิน และให้ผู้รับลงชื่อรับเงิน. แนบหลักฐานโอนหรือภาพหลักฐานการรับมอบไว้กับใบสำคัญจ่าย

หลักฐานภายในที่ละเอียดช่วยพิสูจน์ว่าเป็นรายจ่ายจริงของกิจการ แต่ไม่ลบข้อจำกัดเรื่อง VAT และไม่รับประกันผลภาษีของทุกกรณี. รายการมูลค่าสูงหรือเสี่ยงควรขอเอกสารผู้ขายให้ครบก่อนจ่าย.

รายการที่ต้องมีและข้อจำกัด

แบบใบสำคัญที่ใช้งานได้ควรมีเลขที่ วันที่ ผู้ขอ ผู้รับเงิน รายละเอียด จำนวนเงิน วิธีจ่าย เอกสารแนบ ผู้อนุมัติ และผู้บันทึกบัญชี. กำหนดวงเงินอนุมัติและห้ามผู้ขออนุมัติรายการของตนเองเพื่อลดความเสี่ยง

ใบสำคัญจ่ายช่วยจัดระบบค่าใช้จ่าย แต่ไม่ทำให้กิจการนำ VAT ไปเครดิตได้เมื่อไม่มีใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง. เก็บเอกสารพร้อมหลักฐานจ่ายและให้สำนักงานบัญชีประเมินรายการที่มีความเสี่ยง.

คำถามที่พบบ่อย

ใบสำคัญจ่ายใช้แทนใบกำกับภาษีได้ไหม

ไม่ได้ เป็นเอกสารภายใน จึงไม่ใช่หลักฐาน VAT แทนใบกำกับภาษี.

ใครควรเซ็นใบสำคัญจ่าย

ควรกำหนดผู้ขอ ผู้ตรวจ ผู้อนุมัติ และผู้รับเงินให้แยกหน้าที่ตามขนาดกิจการ.

จ่ายเงินสดต้องมีใบสำคัญจ่ายไหม

ควรมี โดยแนบหลักฐานผู้รับเงินและรายละเอียดรายการให้ตรวจสอบได้.

แหล่งอ้างอิง

หัวข้ออื่นในหมวดเอกสารภาษีที่ธุรกิจต้องออก

บริการที่เกี่ยวข้อง

รับทำบัญชีรายเดือน

ดูบริการ