ใบแจ้งหนี้กับใบวางบิล ต่างกันยังไง ใช้ตอนไหน

ใบแจ้งหนี้คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คือเอกสารแจ้งรายละเอียดและยอดที่ลูกค้าต้องชำระ มักออกหลังส่งมอบงานหรือสินค้าและก่อนถึงกำหนดจ่าย. จึงช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเห็นเลขอ้างอิง เงื่อนไขเครดิต และยอดคงค้างตรงกัน

Invoice ไม่ได้กลายเป็นใบกำกับภาษีเพียงเพราะมีคำว่า VAT หรือระบุยอดภาษี. หากเป็นรายการที่ต้องออก VAT ให้แยกกระบวนการออก ใบกำกับภาษี ให้ถูกจังหวะ.

ใบวางบิลคืออะไร ต่างจากใบแจ้งหนี้ตรงไหน

ใบวางบิลใช้ยื่นชุดเอกสารให้ฝ่ายเจ้าหนี้ของลูกค้าตรวจรับและเข้าสู่รอบจ่ายเงิน โดยเฉพาะการค้าระหว่างธุรกิจ. หลายบริษัทวางบิลเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือนตามระเบียบคู่ค้า

Invoice เน้นแจ้งยอดที่ต้องชำระ ส่วนใบวางบิลเน้นการนำยอดหรือเอกสารไปเข้ากระบวนการรับวางบิล. อาจใช้เอกสารใบเดียวรวมหน้าที่ได้หากคู่ค้าตกลง แต่ควรมีเลขอ้างอิงและเงื่อนไขที่ตรวจสอบได้.

ลำดับเอกสารในวงจรขายเชื่อ

เส้นทางที่เข้าใจง่ายคือ ใบเสนอราคา → ใบสั่งซื้อจากลูกค้า → ส่งมอบสินค้า/งาน → ใบแจ้งหนี้หรือวางบิล → รับเงินและออกใบเสร็จ. เอกสารแต่ละใบทำหน้าที่ยืนยันคนละช่วงของรายการ ไม่ควรข้ามขั้นเพราะจะตามยอดค้างยาก

ให้ใช้เลขอ้างอิงเดียวกันเชื่อมเอกสารทุกใบ และแนบหลักฐานส่งมอบก่อนวางบิล. เรื่องข้อมูลที่ควรตกลงตั้งแต่ก่อนขายอ่านได้ที่ ใบเสนอราคากับใบสั่งซื้อ.

• ระบุวันครบกำหนดชำระและเงื่อนไขเครดิต
• ใส่เลข PO ของลูกค้าเมื่อมี
• แนบใบส่งของหรือหลักฐานส่งมอบ
• บันทึกวันรับวางบิลและผู้รับเอกสาร

เอกสารภาษีและการรับรู้รายได้

ใบแจ้งหนี้และใบวางบิลเป็นเอกสารการค้า ไม่ใช่ใบกำกับภาษีและใช้แทนเอกสาร VAT ไม่ได้. อย่ารอวันวางบิลเพียงอย่างเดียวก่อนหารือการออกเอกสารภาษีกับผู้ทำบัญชี

ในทางบัญชี การรับรู้รายได้ขึ้นกับข้อเท็จจริงเรื่องการส่งมอบและเงื่อนไขของสัญญา ไม่ได้ผูกกับวันที่ฝ่ายบัญชีลูกค้ารับวางบิลเสมอไป. ธุรกิจที่มีงานเป็นงวดควรส่งสัญญาและหลักฐานส่งมอบให้สำนักงานบัญชีทุกเดือน.