Bill of Lading (B/L) คืออะไร ต่างจากใบขนสินค้าอย่างไร และฝ่ายบัญชีต้องเก็บอะไร

Bill of Lading หรือ B/L คืออะไร

Bill of Lading หรือ B/L คือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการรับขนส่งสินค้าทางทะเล โดยใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงระหว่างผู้ส่ง ผู้รับ ผู้ขนส่ง และผู้เกี่ยวข้องกับ shipment รายละเอียด เช่น เลขที่ B/L ผู้ส่ง ผู้รับ สินค้า จำนวนหีบห่อ ท่าเรือ และเงื่อนไขการขนส่งต้องอ่านตามเอกสารฉบับจริง.

B/L ไม่ได้ทำหน้าที่เหมือนใบกำกับภาษีหรือใบขนสินค้า และผลทางการค้าอาจขึ้นกับชนิดเอกสารและเงื่อนไขสัญญา จึงไม่ควรนำคำอธิบายทั่วไปไปใช้ตัดสินสิทธิหรือการปล่อยของในทุก shipment.

• ใช้ระบุข้อมูล shipment และผู้เกี่ยวข้อง
• เชื่อมการรับขนส่งกับ invoice และ packing list
• เป็นหลักฐานประกอบพิธีการตามกรณี
• ต้องตรวจชนิด B/L และเงื่อนไขของคู่สัญญา

ใครเป็นผู้จัดทำและใครต้องตรวจ B/L

ข้อมูล B/L มักมาจากผู้ส่งหรือผู้จัดการขนส่ง แล้วออกโดยผู้ขนส่งหรือตัวแทนตามรูปแบบการขนส่ง ผู้ซื้อ ผู้นำเข้า ชิปปิ้ง ธนาคาร และบริษัทประกันอาจต้องใช้ข้อมูลคนละส่วน ดังนั้นทุกฝ่ายควรตรวจข้อมูลที่ตนรับผิดชอบก่อนส่งต่อ.

ฝ่ายจัดซื้อหรือโลจิสติกส์ควรตรวจข้อมูล shipment ส่วนฝ่ายบัญชีควรตรวจความสอดคล้องกับเอกสารซื้อและต้นทุน อย่าให้ฝ่ายบัญชีแก้ข้อมูลต้นทางเองเพื่อให้ตัวเลขตรง เพราะอาจทำให้เอกสารศุลกากรและเอกสารการเงินไม่ตรงกัน.

B/L ต่างจาก Invoice, Packing List และใบขนสินค้าอย่างไร

Invoice เป็นเอกสารการซื้อขายและมูลค่า ส่วน Packing List อธิบายการบรรจุหีบห่อและจำนวนสินค้า B/L เป็นเอกสารการขนส่ง และใบขนสินค้าเป็นข้อมูลที่ใช้ในพิธีการศุลกากร แต่ละฉบับจึงมีหน้าที่และผู้ออกต่างกัน แม้ต้องอ้างอิง shipment เดียวกัน.

ข้อมูลที่ควรสอดคล้อง ได้แก่ ผู้ขาย ผู้ซื้อ รายละเอียดสินค้า จำนวน น้ำหนัก เลขอ้างอิง และเส้นทาง หากพบความต่างให้ระบุว่าเป็นความต่างจากหน่วยนับ การแบ่ง shipment การแก้ไขเอกสาร หรือข้อมูลผิดจริง แล้วขอคำชี้แจงก่อนใช้คำนวณต้นทุน.

ข้อมูลบน B/L ที่ฝ่ายบัญชีควรตรวจให้ตรง

ก่อนบันทึกต้นทุนหรือเจ้าหนี้ ให้ตรวจเลขที่ B/L, วันที่, ผู้ส่ง, ผู้รับ, notify party, ท่าเรือต้นทางและปลายทาง, รายละเอียดสินค้า, จำนวนหีบห่อ, น้ำหนัก, container/seal และเงื่อนไขค่าระวางตามที่มีในเอกสาร การตรวจไม่จำเป็นต้องตีความทุกช่อง แต่ต้องรู้ว่าช่องใดกระทบรายการบัญชี.

หากเป็น Master B/L และ House B/L ให้เก็บความสัมพันธ์ของเลขทั้งสอง ไม่ใช้เลขใดเลขหนึ่งแทนทั้งหมดโดยไม่ตรวจ shipment เดียวกัน เพราะตัวแทนขนส่งหรือชิปปิ้งอาจใช้เลขอ้างอิงคนละระดับ.

• เลข B/L และเลขอ้างอิง shipment
• ชื่อและที่อยู่ผู้ส่ง/ผู้รับ
• รายละเอียดและจำนวนสินค้า
• ท่าเรือ เส้นทาง และวันขนส่ง
• ค่า freight และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง

B/L เกี่ยวข้องกับต้นทุนนำเข้าอย่างไร

B/L ช่วยเชื่อมการขนส่งกับใบซื้อ ใบขนสินค้า ค่าระวาง และค่าใช้จ่ายหน้าด่าน จึงเป็นหลักฐานประกอบการพิจารณาว่าต้นทุนใดเกิดกับ shipment ใด แต่ B/L เพียงฉบับเดียวไม่ได้ตอบว่ารายการใดเป็นต้นทุนสินค้า ภาษีซื้อ หรือค่าใช้จ่ายทางบัญชี.

ให้ผู้ทำบัญชีใช้ invoice ใบขน ใบเสร็จศุลกากร ใบแจ้งหนี้ผู้ขนส่ง และหลักฐานชำระเงินประกอบกัน โดยบันทึกตามเอกสารจริงและนโยบายบัญชีของกิจการ ไม่ใช้ค่าระวางหรืออัตราแลกเปลี่ยนจากการคาดเดา.

B/L กับพิธีการศุลกากร: อย่าสับสนหน้าที่เอกสาร

กรมศุลกากรอาจกำหนดให้ข้อมูลใบตราส่งเป็นเอกสารหรือข้อมูลประกอบการจัดทำใบขนในบางกรณี แต่ B/L ไม่ได้แทนใบขนสินค้า การยื่นข้อมูล หรือใบอนุญาตของสินค้าควบคุมโดยอัตโนมัติ เอกสารที่ต้องใช้ขึ้นกับประเภทสินค้า วิธีขนส่ง และประกาศที่ใช้ในเวลานั้น.

ธุรกิจควรให้ผู้นำเข้าหรือตัวแทนออกของตรวจรายการเอกสารกับกรมศุลกากรโดยตรง และส่งชุดที่ผ่านการตรวจให้บัญชี อย่าอ้างบทความทั่วไปเพื่อยืนยันว่าของทุกชนิดใช้เอกสารชุดเดียวกัน. ดูต่อที่ ใบขนสินค้าขาเข้า-ขาออก.

เมื่อ B/L ข้อมูลไม่ตรง ต้องแก้อย่างไร

ให้หยุดการสรุปต้นทุนหรือการส่งข้อมูลที่อาศัยเอกสารชุดนั้นก่อน แล้วระบุช่องที่ไม่ตรง เปรียบเทียบกับ invoice, packing list, booking และใบขนสินค้า จากนั้นขอคำชี้แจงหรือฉบับแก้ไขจากผู้มีอำนาจออกเอกสาร.

เก็บฉบับเดิม ฉบับแก้ไข วันที่แก้ และอีเมลหรือหนังสือชี้แจงไว้ด้วยกัน ไม่ลบไฟล์เดิมหรือแก้ PDF โดยไม่มีร่องรอย เพราะเอกสารขนส่งต้องตรวจย้อนกลับได้.

• ระบุจุดที่ต่างและผลกระทบ
• ตรวจเอกสารต้นทางทั้งหมด
• ขอฉบับแก้ไขจากผู้ออก
• แจ้งบัญชีและตัวแทนออกของ
• เก็บ version และเหตุผลการแก้ไข

แฟ้มเอกสาร B/L สำหรับฝ่ายบัญชีและโลจิสติกส์

จัดแฟ้มตามเลข shipment หรือเลขอ้างอิงที่ทุกฝ่ายใช้ร่วมกัน แล้วเก็บ B/L, invoice, packing list, ใบขน, ใบเสร็จ/หลักฐานศุลกากร, freight invoice, หลักฐานชำระเงิน และเอกสารประกันถ้ามีในชุดเดียวกัน การจัดแฟ้มนี้ช่วยลดการบันทึกต้นทุนผิด shipment.

ระยะเวลาเก็บรักษาต้องตรวจตามกฎหมายบัญชี ภาษี ศุลกากร และนโยบายบริษัท ณ เวลานั้น อย่าใส่จำนวนปีตายตัวหากยังไม่ได้ยืนยันกับแหล่งราชการ ให้ปรึกษา บริการโลจิสติกส์ หรือ บริการนำเข้า-ส่งออก เมื่อเอกสารหลายฝ่ายไม่ตรงกัน.

• B/L ฉบับที่ใช้จริงและฉบับแก้ไข
• Commercial Invoice และ Packing List
• ใบขนสินค้าและเอกสารศุลกากร
• ใบแจ้งหนี้ค่าระวาง/ค่าใช้จ่าย
• หลักฐานชำระเงินและการกระทบยอด