หาสำนักบัญชี ทำบัญชีรายเดือน เปิดบริษัทใหม่ ปรึกษาบัญชีและภาษีกับเราฟรีเปิดบริษัทใหม่ ทำบัญชีรายเดือน ปรึกษาฟรีได้เลยวันนี้
เอกสารธุรกิจขนส่งและนำเข้า-ส่งออก
ใบขนสินค้าขาเข้า-ขาออกคืออะไร ใช้กับบัญชีและภาษีอย่างไร
เผยแพร่ 12 กันยายน 2569
ตรวจทานความถูกต้องโดยทีมงานบัญชีทอง · อัปเดตล่าสุด 12 กันยายน 2569
เข้าใจใบขนสินค้าขาเข้าและขาออก ใครเป็นผู้ยื่น เอกสารใดต้องตรวจ ผลต่อต้นทุน VAT และการกระทบยอดกับ invoice, packing list, B/L และธนาคาร
ใบขนสินค้าคืออะไร และมีทั้งขาเข้าและขาออก
ใบขนสินค้าเป็นข้อมูลสำคัญที่ใช้ในพิธีการศุลกากรเมื่อมีการนำของเข้าหรือส่งของออก โดยรายละเอียดต้องสะท้อนผู้ประกอบการ สินค้า มูลค่า ปริมาณ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องตามประเภทพิธีการ ใบขนจึงไม่ใช่เพียงเอกสารที่ส่งให้บัญชี แต่เป็นจุดเชื่อมระหว่างการค้า โลจิสติกส์ และภาษี.
รูปแบบ ช่องทางยื่น และเอกสารประกอบอาจขึ้นกับวิธีขนส่ง ประเภทสินค้า และประกาศที่ใช้ในเวลานั้น บทความนี้จึงเน้นวิธีอ่านเอกสารและกระทบยอด ไม่ระบุขั้นตอนหรือกำหนดเวลาตายตัวแทนคำแนะนำล่าสุดของกรมศุลกากร.
- ใบขนขาเข้า: เชื่อมสินค้าที่นำเข้ากับต้นทุนและภาษีที่ชำระ
- ใบขนขาออก: เชื่อมการส่งออกกับหลักฐานการส่งของ
- เอกสารประกอบ: invoice, packing list, B/L/AWB และใบอนุญาตตามกรณี
- ผู้ยื่นอาจเป็นผู้นำเข้า/ผู้ส่งออกหรือตัวแทนตามอำนาจที่ถูกต้อง
ใครเป็นผู้ยื่นใบขน และเจ้าของกิจการต้องรับผิดชอบอะไร
ผู้นำเข้าหรือผู้ส่งของออกเป็นผู้มีส่วนรับผิดชอบต่อข้อมูลของรายการ แม้จะมอบหมายตัวแทนออกของหรือชิปปิ้งให้ดำเนินการแทนก็ตาม การจ้างตัวแทนไม่ได้หมายความว่าเจ้าของกิจการไม่ต้องตรวจชื่อผู้ประกอบการ รายละเอียดสินค้า มูลค่า และเอกสารต้นทาง.
ควรกำหนดขั้นตอนอนุมัติข้อมูลก่อนส่งให้ตัวแทน เก็บหนังสือมอบอำนาจและรายงานที่ตัวแทนส่งกลับ แล้วให้ฝ่ายบัญชีใช้ใบขนฉบับที่ผ่านพิธีการหรือข้อมูลอ้างอิงที่ตรวจสอบได้ ไม่ใช้แบบร่างปะปนกับฉบับจริง.
| ฝ่าย | หน้าที่ควรทำ |
|---|---|
| จัดซื้อ/ขาย | ยืนยัน invoice และเงื่อนไขการค้า |
| คลัง/โลจิสติกส์ | ยืนยันจำนวน หีบห่อ และ shipment |
| ตัวแทนออกของ | จัดทำ/ส่งข้อมูลตามอำนาจและเอกสาร |
| บัญชี | ตรวจยอด ต้นทุน ภาษี และกระทบยอด |
ใบขนขาเข้าเกี่ยวข้องกับต้นทุนและ VAT อย่างไร
รายการนำเข้าอาจมีมูลค่าสินค้า อากร ค่าระวาง ค่าประกัน ค่าใช้จ่ายหน้าด่าน และ VAT นำเข้าตามเอกสารและการประเมินของศุลกากร ฝ่ายบัญชีต้องแยกพิจารณาว่ารายการใดเข้าเป็นต้นทุนสินค้า รายการใดเป็นภาษีซื้อ หรือรายการใดเป็นค่าใช้จ่ายตามสถานะและนโยบายของกิจการ.
เมื่อใบขนฉบับจริงและหลักฐานการชำระมีแล้ว ไม่ควรใช้ยอดประมาณการจาก invoice แทนข้อมูลศุลกากร หากตัวเลขต่างกันให้ตรวจอัตราแลกเปลี่ยน ฐานราคา ค่าใช้จ่าย และการแก้ไขเอกสารกับตัวแทนก่อนปิดบัญชี.
- เลขที่ใบขนและวันที่ผ่านพิธีการ
- ยอดอากรและภาษีตามหลักฐานจริง
- เลข invoice และ B/L ที่อ้างอิง
- รายการค่าระวาง/ประกัน/ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
- หลักฐานชำระเงินให้ศุลกากรหรือตัวแทน
ใบขนขาออกกับรายได้และ VAT ของการส่งออก
ใบขนขาออกเป็นหลักฐานสำคัญว่ามีการส่งสินค้าออกตามรายการ แต่ไม่ใช่เอกสารเดียวที่ตอบว่าการขายเกิดขึ้นเมื่อใดหรือใช้สิทธิทางภาษีได้อย่างไร ต้องเชื่อมกับสัญญาหรือคำสั่งซื้อ invoice packing list หลักฐานส่งมอบ และการรับชำระเงิน.
การใช้เอกสารส่งออกเพื่อยื่น VAT หรือขอคืนภาษีต้องตรวจเงื่อนไขและเอกสารประกอบที่กรมสรรพากรและกรมศุลกากรใช้ในขณะนั้น อย่าสรุปว่าเห็นเลขใบขนแล้วได้สิทธิอัตราศูนย์ทันที เพราะข้อเท็จจริงและหลักฐานของแต่ละรายการอาจต่างกัน.
| เอกสาร | ช่วยยืนยันอะไร | ยังต้องตรวจอะไร |
|---|---|---|
| ใบขนขาออก | ข้อมูลการส่งออก | เงื่อนไขภาษีและวันเกิดรายการ |
| Invoice | การขายและมูลค่า | ผู้ซื้อและเงื่อนไขส่งมอบ |
| B/L/AWB | การขนส่ง | การส่งมอบและ shipment |
| Bank statement | รับเงิน | คู่กับเอกสารขาย |
เอกสารที่ต้องเทียบกับใบขนสินค้า
ชุดเอกสารนำเข้า-ส่งออกควรมี invoice, packing list, B/L หรือ AWB, ใบขน, ใบอนุญาตหรือใบรับรองสำหรับสินค้าควบคุมถ้ามี, ใบแจ้งหนี้ตัวแทน และหลักฐานชำระเงิน เอกสารแต่ละฉบับมีหน้าที่ต่างกัน แต่ต้องอ้างอิง shipment และสินค้าชุดเดียวกัน.
ทำ checklist ตามประเภทสินค้าและเส้นทางของกิจการ โดยให้ตัวแทนระบุเอกสารที่ยังขาดและเหตุผลที่ต้องใช้เพิ่ม อย่าคัดลอก checklist จาก shipment อื่นโดยไม่ตรวจ เพราะข้อกำหนดอาจต่างตามสินค้าและช่องทาง.
- Commercial Invoice
- Packing List
- Bill of Lading/Air Waybill
- ใบอนุญาตหรือใบรับรองตามประเภทสินค้า
- ใบแจ้งหนี้ค่าบริการและหลักฐานชำระ
- ใบขนฉบับที่ผ่านพิธีการ
กระทบยอดใบขนกับบัญชีและสินค้าคงเหลือ
สร้างตารางกลางที่เชื่อมเลขใบขน เลข invoice เลข B/L รายการสินค้า SKU ปริมาณ สกุลเงิน มูลค่า อากร VAT ค่าใช้จ่าย และเลขที่บันทึกบัญชี จากนั้นตรวจว่าสินค้าที่เข้าคลัง ต้นทุนที่บันทึก และเจ้าหนี้/เงินจ่ายตรงกับ shipment เดียวกัน.
หากมีการรวมหลาย invoice ในใบขนเดียว หรือแบ่ง shipment เดียวเป็นหลายใบขน ให้เก็บ relationship ไว้ ไม่หารยอดแบบเฉลี่ยโดยไม่มีหลักเกณฑ์ เพราะจะทำให้ต้นทุนต่อ SKU และกำไรคลาดเคลื่อน.
| จุดตรวจ | คำถามควรถาม |
|---|---|
| สินค้า | จำนวนเข้าคลังตรงกับเอกสารหรือไม่ |
| มูลค่า | ใช้เอกสารและสกุลเงินเดียวกันหรือไม่ |
| ภาษี/อากร | ตรงกับใบเสร็จหรือหลักฐานศุลกากรหรือไม่ |
| บัญชี | ตัดเข้าต้นทุน/ภาษี/ค่าใช้จ่ายถูกหมวดหรือไม่ |
เมื่อข้อมูลใบขนไม่ตรงกับ invoice หรือ B/L
อย่าแก้ยอดในบัญชีให้ตรงกับเอกสารใดเอกสารหนึ่งก่อนรู้สาเหตุ ให้ทำ discrepancy log ระบุรายการที่ต่าง หน่วยนับ เอกสารต้นทาง ผู้รับผิดชอบ และผลกระทบต่อสินค้า ต้นทุน หรือภาษี แล้วส่งให้ตัวแทนและฝ่ายที่เกี่ยวข้องตรวจร่วมกัน.
ถ้าต้องแก้ข้อมูล ให้ใช้ช่องทางและเอกสารตามขั้นตอนของกรมศุลกากรหรือผู้ออกเอกสาร เก็บฉบับเดิมและฉบับแก้ไขไว้ครบ เมื่อข้อมูลยังไม่ยืนยัน ให้เปิดรายการค้างและแจ้งผู้ทำบัญชีก่อนปิดงวด.
- หยุดการบันทึกที่อาศัยข้อมูลผิด
- ระบุจุดต่างและเจ้าของข้อมูล
- ขอคำชี้แจงหรือฉบับแก้ไข
- ตรวจผลกระทบต่อภาษีและต้นทุน
- เก็บร่องรอยการแก้ไข
เช็กลิสต์ส่งใบขนให้สำนักงานบัญชี
ส่งเอกสารเป็นชุดต่อ shipment ไม่ใช่ส่งเฉพาะภาพใบขน เพราะผู้ทำบัญชีต้องตรวจความสัมพันธ์ระหว่างการซื้อ การขนส่ง การผ่านศุลกากร การรับสินค้า และการชำระเงิน หากเอกสารบางรายการยังไม่มา ให้ระบุสถานะและวันที่คาดว่าจะได้รับ.
การเก็บรักษาเอกสารบัญชี ภาษี และศุลกากรต้องยึดกฎหมายและนโยบายล่าสุดของกิจการ ไม่ควรระบุระยะเวลาเดียวใช้กับทุกรายการโดยไม่ยืนยัน ติดต่อ บริการนำเข้า-ส่งออก และ บริการโลจิสติกส์ หากต้องจัดระบบเอกสารหลายฝ่าย.
- ใบขนฉบับที่ผ่านพิธีการ
- Invoice และ Packing List
- B/L/AWB
- ใบเสร็จและหลักฐานอากร/VAT
- เอกสารตัวแทนและใบอนุญาตตามกรณี
- หลักฐานรับสินค้าและชำระเงิน
คำถามที่พบบ่อย
ชิปปิ้งเป็นคนยื่นใบขนแล้วเจ้าของกิจการต้องตรวจอะไร
ตรวจชื่อผู้นำเข้า/ผู้ส่งออก รายละเอียดสินค้า ปริมาณ มูลค่า เลข invoice เลข B/L และเอกสารใบอนุญาตตามกรณี ให้ข้อมูลตรงกับเอกสารต้นทางก่อนปิดบัญชี.
Invoice ใช้แทนใบขนสินค้าได้ไหม
ไม่ได้ Invoice ยืนยันการซื้อขาย แต่ใบขนเกี่ยวข้องกับข้อมูลและพิธีการศุลกากร ต้องใช้เอกสารทั้งสองตามหน้าที่ของแต่ละฉบับ.
ใบขนขาเข้าบอกยอดต้นทุนสินค้าทั้งหมดหรือไม่
ไม่เสมอไป ต้องพิจารณาค่าขนส่ง ประกัน ค่าใช้จ่ายหน้าด่าน อากร VAT และนโยบายบัญชีร่วมกับ invoice และหลักฐานอื่น ไม่ควรใช้ใบขนใบเดียวสรุปทุกหมวด.
มีเลขใบขนขาออกแล้วใช้ VAT อัตราศูนย์ได้เลยไหม
ไม่ควรสรุปจากเลขใบขนเพียงอย่างเดียว ต้องตรวจเงื่อนไข เอกสารประกอบ และหลักเกณฑ์ล่าสุดของกรมสรรพากร/กรมศุลกากรสำหรับรายการนั้น.
ใบขนกับ B/L ข้อมูลไม่ตรงกันควรแก้เอกสารไหน
ตรวจต้นทางก่อนว่าเอกสารใดผิดหรืออ้างอิงคนละ shipment แล้วขอฉบับแก้ไขจากผู้มีอำนาจ อย่าเลือกแก้ตามเอกสารที่ทำบัญชีสะดวกกว่า.
ต้องเก็บใบขนสินค้าไว้นานแค่ไหน
ต้องตรวจระยะเวลาและรูปแบบการเก็บตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องและนโยบายปัจจุบันของกิจการ ไม่ควรใช้จำนวนปีจากความจำหรือจากธุรกิจอื่น.