หาสำนักบัญชี ทำบัญชีรายเดือน เปิดบริษัทใหม่ ปรึกษาบัญชีและภาษีกับเราฟรีเปิดบริษัทใหม่ ทำบัญชีรายเดือน ปรึกษาฟรีได้เลยวันนี้
ศัพท์บัญชีสำหรับเจ้าของธุรกิจ
เงินสดย่อยคืออะไร จัดการยังไงไม่ให้บัญชีรั่ว
เผยแพร่ 8 กันยายน 2569
ตรวจทานความถูกต้องโดยทีมงานบัญชีทอง · อัปเดตล่าสุด 8 กันยายน 2569
ระบบเงินสดย่อยคืออะไร ตั้งวงเงินเท่าไหร่ดี เก็บหลักฐานยังไง และทำไมธุรกิจเล็กถึงควรมีระบบนี้
เงินสดย่อยคืออะไร
เงินสดย่อยคือเงินจำนวนหนึ่งที่บริษัทกันไว้สำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อยและเกิดบ่อย เช่น ค่าส่งเอกสาร ค่าจอดรถ หรือซื้อของใช้สำนักงานเร่งด่วน.
เงินสดย่อยไม่ใช่เงินส่วนตัวของคนถือเงิน ทุกการจ่ายต้องระบุวัตถุประสงค์ ผู้รับเงิน และหลักฐาน เพื่อให้ยอดเงินสดกับเอกสารตรวจสอบกันได้.
ทำไมธุรกิจเล็กควรมีระบบ
ระบบเงินสดย่อยทำให้เจ้าของเห็นว่ามีเงินออกไปกับอะไร ลดการสำรองจ่ายปะปน และช่วยให้ส่งเอกสารเข้าสู่บัญชีได้ทันเวลา.
เริ่มง่ายที่สุดด้วยคนรับผิดชอบหนึ่งคน แบบฟอร์มเบิกเงิน และจุดเก็บเอกสารเดียว ไม่ต้องใช้ระบบซับซ้อนก่อนที่ทีมจะทำวินัยพื้นฐานได้.
ตั้งวงเงินอย่างไร
ตั้งวงเงินจากค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่จำเป็นในช่วงเวลาหนึ่ง ไม่ควรตั้งสูงเพียงเพราะต้องการหยิบใช้สะดวก เพราะวงเงินสูงทำให้ความเสี่ยงและการตรวจนับเพิ่ม.
ทบทวนวงเงินจากการใช้จริง กำหนดรายการที่จ่ายได้ ผู้อนุมัติ และจุดที่ต้องใช้การโอนหรือจัดซื้อปกติแทน ไม่ต้องใช้ตัวเลขเดียวกันกับกิจการอื่น.
หลักฐานที่ต้องเก็บทุกครั้ง
เก็บใบเสร็จหรือเอกสารรับเงิน รายละเอียดรายการ วันที่ ผู้ขอเบิก ผู้อนุมัติ และผู้รับเงิน หากเอกสารขาดให้บันทึกเหตุผลและดำเนินการตามนโยบายบริษัท ไม่ควรปล่อยให้เป็นเงินออกไร้ที่มา.
ก่อนเติมเงินคืน ให้ตรวจยอดเงินสดจริงรวมใบสำคัญจ่ายให้เท่ากับวงเงินที่กำหนด การกระทบยอดสม่ำเสมอพบความผิดปกติได้เร็วกว่ารอปิดงบ.
เมื่อเจ้าของสำรองจ่ายเอง
ถ้าเจ้าของจ่ายแทนบริษัท ควรขอเอกสารในชื่อบริษัท ระบุวัตถุประสงค์ และทำใบเบิกคืนให้ครบ เพื่อให้ผู้ทำบัญชีประเมินการบันทึกและภาษีได้.
การใช้เงินส่วนตัวสลับกับเงินบริษัทโดยไม่เก็บหลักฐานทำให้แยกค่าใช้จ่ายธุรกิจไม่ได้ และเสี่ยงให้รายการไม่เข้าเงื่อนไขทางภาษี จัดระบบแยกบัญชีธนาคารตั้งแต่แรกจะช่วยมาก.
คำถามที่พบบ่อย
เงินสดย่อยควรตั้งเท่าไร
ตั้งตามค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่จำเป็นและควบคุมได้ของกิจการ ไม่มีตัวเลขมาตรฐานเดียวที่เหมาะกับทุกธุรกิจ.
ไม่มีใบเสร็จเบิกเงินสดย่อยได้ไหม
ไม่ควร เพราะทำให้พิสูจน์วัตถุประสงค์และการรับเงินยาก หากเกิดกรณีพิเศษควรมีเอกสารภายในตามนโยบายและให้ผู้ทำบัญชีพิจารณา.
เจ้าของจ่ายค่าบริษัทด้วยเงินส่วนตัวทำอย่างไร
เก็บหลักฐานในชื่อบริษัทและทำรายการเบิกคืนหรือบันทึกยอดค้างชำระให้ชัด ไม่ควรปะปนกับค่าใช้จ่ายส่วนตัว.
หัวข้ออื่นในหมวดศัพท์บัญชีสำหรับเจ้าของธุรกิจ
- หนี้สินคืออะไร ต่างจากทุนยังไง
- ส่วนของผู้ถือหุ้นคืออะไร ติดลบได้ไหม
- ค่าเสื่อมราคาคืออะไร คิดยังไง
- ลูกหนี้การค้าคืออะไร เก็บเงินไม่ได้ทำยังไง
- เจ้าหนี้การค้าคืออะไร ต่างจากเงินกู้ยังไง
- สินค้าคงเหลือคืออะไร ตีราคายังไง
- ต้นทุนขายคืออะไร คิดยังไง
- กำไรขั้นต้นกับกำไรสุทธิ ต่างกันยังไง
- รายได้ค้างรับ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คืออะไร
- รอบระยะเวลาบัญชีคืออะไร นับอย่างไรและเปลี่ยนได้ไหม