เอกสารบัญชีหาย ใบกำกับภาษีไม่ครบ ยังปิดงบได้ไหม ต้องทำอย่างไร

แม้เอกสารต้นฉบับจะหาย ข้อมูลส่วนใหญ่ยังกู้คืนได้จากแหล่งต่อไปนี้

รายจ่ายที่ไม่มีเอกสารพิสูจน์ได้ว่าจ่ายจริงและจ่ายให้ใคร อาจถูกถือเป็นรายจ่ายต้องห้ามทางภาษี ทำให้นำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการไม่ได้ ส่วนภาษีซื้อที่ไม่มีใบกำกับภาษีตัวจริงหรือสำเนาที่ถูกต้องก็ไม่สามารถนำมาเครดิตหรือขอคืนภาษีมูลค่าเพิ่มได้เช่นกัน ทำให้ธุรกิจอาจต้องเสียภาษีมากกว่าที่ควรจะเป็น หากปัญหาเอกสารสะสมจนหลายปีบัญชียังไม่ได้ปิดงบ อ่านต่อเรื่องบริษัทไม่ได้ปิดงบหลายปี ต้องทำยังไง หรือดูบริการปิดงบย้อนหลัง

เมื่อพบว่าเอกสารบัญชีหาย ควรดำเนินการตามลำดับนี้

ความรุนแรงของปัญหาต่างกัน แนวทางจัดการจึงต่างกันไปด้วย

แนวทางที่ยั่งยืนที่สุดคือเปลี่ยนมาเก็บเอกสารบัญชีในรูปแบบดิจิทัลตั้งแต่ต้น ถ่ายรูปหรือสแกนใบกำกับภาษีทันทีที่ได้รับ และส่งเข้าระบบบัญชีให้เป็นปัจจุบันทุกเดือนแทนการเก็บเอกสารกระดาษไว้รอสิ้นปี การใช้บริการรับทำบัญชีรายเดือนที่มีระบบส่งเอกสารออนไลน์ช่วยลดความเสี่ยงเอกสารสูญหายได้อย่างเป็นโครงสร้าง

ร้านอาหารแห่งหนึ่งย้ายที่ตั้งกิจการกะทันหันและเอกสารใบกำกับภาษีซื้อของสามเดือนสูญหายระหว่างขนย้าย เจ้าของร้านติดต่อขอสำเนาใบกำกับภาษีจากซัพพลายเออร์หลักที่ซื้อวัตถุดิบเป็นประจำได้เกือบครบ ส่วนรายการที่ซื้อเป็นครั้งคราวจากร้านค้าย่อยไม่สามารถขอสำเนาคืนได้ ทีมบัญชีจึงบันทึกเฉพาะรายการที่มีหลักฐานยืนยันได้ และแนะนำให้เปลี่ยนมาใช้ระบบส่งเอกสารออนไลน์ทันทีหลังจากนั้นเพื่อป้องกันปัญหาซ้ำ