งบทดลองคืออะไร ใช้ทำอะไร

งบทดลองคืออะไร

งบทดลอง (trial balance) คือรายงานสรุปยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ณ จุดเวลาหนึ่ง โดยแยกยอดเดบิตและเครดิต เช่น เงินสด ลูกหนี้ รายได้ ค่าเช่า และเจ้าหนี้ เป็นเครื่องมือที่นักบัญชีใช้ตรวจความครบถ้วนของการบันทึกก่อนนำไปจัดทำรายงานอื่น

สำหรับเจ้าของกิจการ งบทดลองเป็นหน้าต่างระหว่างปีที่ช่วยเห็นตัวเลขก่อนปิดงบ ไม่ใช่งบการเงินที่ยื่นต่อราชการ และยังไม่ใช่หลักฐานว่าทุกยอดถูกต้อง เพียงช่วยให้มีเวลาถามและแก้ข้อมูลก่อนสิ้นปี

งบทดลองต่างจากงบการเงินอย่างไร

งบทดลองแสดงรายชื่อบัญชีและยอดเดบิตเครดิตจำนวนมาก จึงละเอียดและเหมาะกับตรวจรายการ ส่วนงบการเงินจัดกลุ่มและนำเสนอข้อมูลสำหรับผู้ใช้งบ เช่น เจ้าของ ผู้ให้กู้ และหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

ถ้างบทดลองมีบัญชีค่าใช้จ่ายผิดปกติ เจ้าของสามารถถามที่มารายเดือนทันที แต่การสรุปผลว่าธุรกิจมีกำไร มีหนี้ หรือมีสภาพคล่องอย่างไร ควรอ่านจาก งบการเงิน และรายงานประกอบ

ทำไมยอดเดบิตต้องเท่ากับเครดิต

ระบบบัญชีคู่บันทึกรายการหนึ่งอย่างน้อยสองด้าน ตัวอย่าง ซื้อสินค้าด้วยเงินสดทำให้สินค้าหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มด้านหนึ่ง และเงินสดลดอีกด้านหนึ่ง เมื่อบันทึกครบ ยอดเดบิตรวมจึงต้องเท่ากับยอดเครดิตรวม

แต่ยอดเท่ากันไม่ได้รับประกันว่าเลือกบัญชีถูกหรือบันทึกครบทุกเอกสาร เช่น บันทึกค่าใช้จ่ายผิดหมวดทั้งสองด้านก็ยังเท่ากันได้ จึงยังต้องกระทบยอดธนาคาร ตรวจเอกสาร และวิเคราะห์ความสมเหตุสมผล

เจ้าของธุรกิจควรดูอะไรจากงบทดลองรายเดือน

กำหนดชุดตัวเลขเดิมที่ดูทุกเดือน เช่น เงินสด ลูกหนี้การค้า สต็อก เจ้าหนี้ รายได้ ต้นทุนขาย และค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ แล้วเทียบเดือนก่อนและงบประมาณ หากตัวเลขเปลี่ยนมาก ให้ถามเหตุผลก่อนความทรงจำและเอกสารจะหายไป

ให้ขอรายงานอายุลูกหนี้และเจ้าหนี้ควบคู่ เพราะยอดรวมอย่างเดียวบอกไม่ได้ว่ามีลูกหนี้ค้างนานหรือบิลใกล้ครบกำหนดเท่าไร

• ยอดเงินฝากตรงกับ statement ธนาคารหรือไม่
• ลูกหนี้และเจ้าหนี้มียอดเก่านานผิดปกติหรือไม่
• รายได้และต้นทุนสอดคล้องกับยอดขายหรือข้อมูลปฏิบัติการหรือไม่

เจอตัวเลขผิดปกติ ควรถามสำนักงานบัญชีว่าอะไร

ถามให้เฉพาะเจาะจง เช่น “ลูกหนี้รายนี้เป็นของลูกค้ารายใดและค้างกี่วัน” หรือ “ค่าใช้จ่ายบัญชีนี้ประกอบด้วยเอกสารอะไรบ้าง” คำถามแบบนี้ทำให้ตรวจได้จากหลักฐานแทนการถามกว้าง ๆ ว่าตัวเลขถูกไหม

หากยอดเกิดจากเอกสารส่งช้าหรือยังไม่ครบ ให้ตกลงกำหนดส่งเอกสารและรายชื่อผู้รับผิดชอบใหม่ งบทดลองที่ดีต้องอาศัยข้อมูลต้นทางจากกิจการ ไม่ใช่หน้าที่ของสำนักงานบัญชีฝ่ายเดียว