สมุดบัญชีที่กฎหมายกำหนดให้ธุรกิจต้องมี มีอะไรบ้าง

ทำไมต้องมีสมุดบัญชีตามกฎหมาย

สมุดบัญชีเป็นระบบบันทึกรายการทางการเงินของกิจการ ทำให้ตรวจสอบได้ว่ารายการเกิดขึ้นเมื่อใด เกี่ยวข้องกับใคร และสรุปเป็นงบการเงินอย่างไร การมีเพียงใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จไม่ได้แปลว่าจัดทำบัญชีครบแล้ว

ประเภทกิจการและหน้าที่ตามกฎหมายเป็นตัวกำหนดว่าต้องจัดทำบัญชีชุดใด ให้ตรวจรายการจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและให้ผู้ทำบัญชีประเมินกับข้อเท็จจริงของกิจการ ไม่ควรใช้เช็กลิสต์ของกิจการอื่นแทน

สมุดบัญชีกับเอกสารประกอบการลงบัญชีไม่ใช่เรื่องเดียวกัน

สมุดบัญชีคือทะเบียนหรือบันทึกรายการตามระบบบัญชี ส่วนเอกสารประกอบการลงบัญชีคือหลักฐานที่อธิบายรายการ เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ สัญญา ใบส่งของ หรือหลักฐานโอนเงิน ทั้งสองส่วนต้องสอดคล้องกันจึงจะอธิบายที่มาของยอดได้

เมื่อส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชี ควรส่งต้นทางให้ครบและระบุรายการที่ยังไม่มีเอกสาร อย่าให้ผู้ทำบัญชีเดารายการจากยอดเงินในธนาคารเพียงอย่างเดียว

• สมุดรายวันและบัญชีแยกประเภทตามระบบที่กิจการใช้
• เอกสารซื้อ ขาย รับเงิน จ่ายเงิน และเอกสารปรับปรุงรายการ
• หลักฐานกระทบยอดธนาคาร ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้า และสินทรัพย์ที่เกี่ยวข้อง

ต้องเก็บรักษาไว้นานแค่ไหน

ระยะเวลาเก็บรักษาขึ้นกับประเภทสมุดบัญชี เอกสาร และกฎหมายที่เกี่ยวข้อง บางรายการอาจมีหน้าที่ตามกฎหมายบัญชีและภาษีไม่เหมือนกัน จึงไม่ควรใส่จำนวนปีเดียวครอบคลุมทุกเอกสาร บทความนี้ตั้งใจไม่สรุปตัวเลขตายตัว ให้ตรวจประกาศปัจจุบันของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรก่อนจัดทำนโยบายทำลายเอกสาร

ในทางปฏิบัติ ควรเก็บไฟล์สำรองและหลักฐานการรับส่งเอกสารให้ค้นคืนได้ โดยเฉพาะเอกสารที่ใช้รองรับยอดในงบการเงินหรือการยื่นภาษี

เก็บเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษได้ไหม

การเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ต้องพิจารณากฎหมายและเงื่อนไขของเอกสารแต่ละประเภท รวมถึงความครบถ้วน ความถูกต้อง การระบุตัวตน และการเรียกดูย้อนหลังได้ อย่าสแกนเอกสารแล้วทำลายต้นฉบับทันทีโดยไม่ตรวจว่ากฎหมายหรือคู่ค้ากำหนดให้เก็บต้นฉบับหรือไม่

กำหนดสิทธิ์เข้าถึงและสำรองข้อมูลอย่างน้อยให้มีผู้รับผิดชอบชัดเจน หากระบบแก้ไขไฟล์ได้ ควรมีประวัติการแก้ไขและวิธีป้องกันไฟล์สูญหาย

ไม่จัดทำหรือทำไม่ครบควรทำอย่างไร

หากพบว่าสมุดบัญชีหรือเอกสารขาด ให้รวบรวมหลักฐานที่มี ทำรายการเอกสารที่หาย และให้ผู้ทำบัญชีประเมินผลกระทบต่อรายการบัญชี งบการเงิน และแบบภาษี อย่าสร้างเอกสารย้อนหลังที่ไม่ตรงกับเหตุการณ์จริง

บริการทำบัญชีรายเดือน ช่วยวางระบบรวบรวมและตรวจเอกสารได้ แต่กิจการควรตกลงผู้รับผิดชอบการเก็บต้นฉบับและเงื่อนไขการเข้าถึงข้อมูลไว้ในสัญญา

เช็กลิสต์สมุดบัญชีและเอกสารสำหรับเจ้าของกิจการ

ทำตารางแยกบัญชีที่ต้องจัดทำ เอกสารที่ใช้ประกอบ ผู้รับผิดชอบ และสถานที่เก็บ โดยผูกเลขที่เอกสารกับรายการในระบบ เมื่อเอกสารขาดให้ระบุสถานะและสาเหตุ อย่าปล่อยให้รายการค้างปะปนกับรายการที่ตรวจครบแล้ว

ก่อนส่งข้อมูลให้สำนักงานบัญชี ให้ตรวจความครบถ้วนของยอดขาย ยอดซื้อ เงินรับจ่าย ธนาคาร เงินเดือน สินค้า และสินทรัพย์ตามลักษณะธุรกิจ การตรวจรายการต้นทางทุกเดือนช่วยลดการเดารายการและการแก้บัญชีช่วงปิดปี.

• สมุดบัญชีและทะเบียนรายการ
• เอกสารต้นทางและหลักฐานอนุมัติ
• รายการค้างและผู้รับผิดชอบ

นโยบายเก็บเอกสารที่พร้อมตรวจสอบ

นโยบายที่ดีควรระบุชื่อไฟล์ โฟลเดอร์ สิทธิ์เข้าถึง การสำรองข้อมูล การเก็บ version และวิธีส่งคืนเมื่อเปลี่ยนผู้ให้บริการ รวมถึงแยกเอกสารต้นฉบับกับสำเนาให้ชัดเจน

อย่ากำหนดระยะเวลาทำลายจากความเคยชิน ให้เทียบประเภทเอกสารกับกฎหมายบัญชี ภาษี และเงื่อนไขสัญญา หากมีข้อขัดแย้งให้เก็บไว้ก่อนและขอคำแนะนำจากผู้ทำบัญชีหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง.

• เจ้าของเอกสารและสิทธิ์เข้าถึง
• สำรองและกู้คืนข้อมูล
• เกณฑ์ทบทวนก่อนทำลาย