หนังสือมอบอำนาจให้สำนักงานบัญชียื่นภาษีแทน ต้องทำยังไง

หนังสือมอบอำนาจให้สำนักงานบัญชีใช้ทำอะไร

หนังสือมอบอำนาจเป็นหลักฐานว่าผู้มีอำนาจของกิจการมอบหมายให้บุคคลอื่นดำเนินการแทนในเรื่องที่ระบุไว้ เช่น ติดต่อหรือยื่นเอกสารต่อกรมสรรพากร ขอบเขตที่ผู้รับมอบอำนาจทำได้ต้องดูจากข้อความในหนังสือและกฎของบริการนั้น ไม่ใช่ถือว่ามอบอำนาจแล้วทำได้ทุกเรื่อง

ก่อนเซ็นควรแยกให้ชัดว่ามอบอำนาจเรื่องใด แบบภาษีใด ช่วงเวลาใด และให้ทำได้ถึงขั้นไหน หากเป็นการใช้งานผ่านระบบออนไลน์อาจมีขั้นตอนยืนยันตัวตนหรือมอบหมายในระบบเพิ่มเติม

รายการที่ควรระบุให้ชัด

ตรวจชื่อและเลขประจำตัวของผู้มอบอำนาจ ผู้รับมอบอำนาจ ชื่อนิติบุคคล อำนาจที่มอบ เอกสารหรือแบบที่เกี่ยวข้อง และวันหรือเงื่อนไขสิ้นสุดอำนาจให้ตรงกับความต้องการของกิจการ ใช้แบบฟอร์มจากหน่วยงานที่รับเรื่องเมื่อมีแบบเฉพาะ และตรวจเรื่องอากรแสตมป์หรือเอกสารแนบกับหน่วยงานนั้นก่อนยื่น

กรมสรรพากรมีแบบหนังสือมอบอำนาจหลายกรณี เจ้าของกิจการจึงควรตรวจแบบล่าสุดจาก หน้ารวมแบบฟอร์มของกรมสรรพากร หรือเว็บไซต์กรมสรรพากรโดยตรงก่อนใช้

• เรื่องและธุรกรรมที่มอบอำนาจ ไม่ใช้ถ้อยคำกว้างเกินจำเป็น
• เอกสารที่ผู้รับมอบอำนาจมีสิทธิ์ยื่น รับ หรือแก้ไข
• วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด รวมถึงวิธีแจ้งยกเลิก

ใครมีอำนาจลงนามแทนบริษัท

ผู้ลงนามต้องเป็นผู้มีอำนาจตามหนังสือรับรองนิติบุคคลและเงื่อนไขการลงนามของบริษัทในขณะนั้น ถ้ากำหนดให้ลงนามร่วมกันหรือมีตราประทับ ก็ต้องปฏิบัติตามข้อมูลปัจจุบัน การเป็นผู้ถือหุ้นหรือผู้ติดต่อกับสำนักงานบัญชีไม่ได้แปลว่ามีอำนาจลงนามแทนบริษัทเสมอไป

หากมีการเปลี่ยนกรรมการ เปลี่ยนเงื่อนไขอำนาจ หรือผู้รับมอบอำนาจเปลี่ยนคน ควรตรวจว่าหนังสือเดิมยังใช้ได้หรือควรทำฉบับใหม่กับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง

มอบอำนาจแล้วใครยังรับผิดชอบ

การมอบอำนาจเป็นการให้คนอื่นดำเนินการแทนในขอบเขตที่ระบุ ไม่ได้ทำให้บริษัทหรือกรรมการพ้นจากหน้าที่ต้องจัดทำข้อมูลและชำระภาษีให้ถูกต้อง เจ้าของกิจการควรตรวจแบบที่ยื่น หลักฐานการยื่น และยอดชำระก่อนอนุมัติรายการสำคัญ

ควรเก็บสำเนาหนังสือมอบอำนาจและหลักฐานการดำเนินการทุกครั้ง หากสำนักงานส่งแบบให้เซ็นหรือขอรหัสผ่านโดยไม่อธิบายขอบเขต ให้หยุดตรวจสอบก่อนดำเนินการ

ยกเลิกเมื่อเปลี่ยนสำนักงานบัญชี

เมื่อเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ให้ทำรายการส่งต่องานพร้อมตรวจหนังสือมอบอำนาจที่เคยให้ไว้ ยกเลิกหรือแจ้งเปลี่ยนผู้รับมอบอำนาจตามช่องทางของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และขอหลักฐานว่าดำเนินการแล้ว อย่าพึ่งพาการบอกเล่าปากเปล่าว่าอำนาจเดิมสิ้นสุด

อ่านแนวทางการจัดการงานต่อเนื่องได้ที่ บริการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี โดยให้ตรวจรายละเอียดจริงกับกรมสรรพากรอีกครั้ง

ตัวอย่างกระบวนการมอบอำนาจที่ตรวจสอบได้

เริ่มจากทำรายการงานที่ต้องให้ผู้อื่นดำเนินการ แยกงานยื่นแบบ งานรับเอกสาร งานติดต่อเจ้าหน้าที่ และงานในระบบออกจากกัน จากนั้นเลือกแบบของหน่วยงาน ตรวจผู้มีอำนาจลงนาม แนบเอกสาร และกำหนดผู้ตรวจผลการดำเนินการ

หลังยื่น ให้เก็บเลขรับ ภาพยืนยัน แบบที่ส่ง และหลักฐานชำระไว้คู่กับหนังสือมอบอำนาจ ตรวจว่างานเสร็จตรงเรื่องและงวดที่มอบหรือไม่ หากไม่ตรง ให้แจ้งแก้ไขและจำกัดสิทธิ์ทันที.

• รายการงานและขอบเขต
• แบบและเอกสารแนบ
• หลักฐานหลังดำเนินการ

การมอบอำนาจกับการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี

เมื่อเปลี่ยนผู้ให้บริการ ให้ทำทะเบียนสิทธิ์ทั้งหมดที่เคยให้ไว้ รวมหนังสือมอบอำนาจ บัญชีผู้ใช้ ระบบยื่นแบบ และผู้ถือเอกสาร แล้วกำหนดวันสิ้นสุดและผู้รับช่วงต่อ การส่งมอบควรมีผู้อนุมัติจากกิจการรับรอง

ตรวจการเข้าถึงหลังเปลี่ยนงานด้วยการทดสอบผู้ใช้และทบทวนรายการที่ยื่นในช่วงรอยต่อ หากพบรายการที่ไม่รู้จัก ให้รวบรวมหลักฐานและติดต่อหน่วยงานทันที อย่ารอให้สิทธิ์เดิมคงอยู่เพราะไม่มีเวลาจัดการ.

• ทะเบียนหนังสือและสิทธิ์ที่ต้องยกเลิก
• บันทึกวันส่งมอบ
• ตรวจรายการหลังเปลี่ยนผู้ให้บริการ