ชำระบัญชีบริษัทคืออะไร ทำอย่างไรให้เสร็จถูกต้อง

ชำระบัญชีบริษัทคืออะไร และเริ่มเมื่อไร

การชำระบัญชีคือกระบวนการสะสางงานของบริษัทหลังบริษัทเลิก เป้าหมายคือรวบรวมทรัพย์สิน เรียกเก็บลูกหนี้ ชำระเจ้าหนี้และค่าใช้จ่าย จัดการเงินคงเหลือ แล้วจดทะเบียนเสร็จการชำระบัญชี

การจดทะเบียนเลิกกับการชำระบัญชีเป็นคนละช่วง การจดเลิกเปิดกระบวนการ ส่วนการชำระบัญชีทำให้งานค้างจบจริง หากต้องการภาพรวมให้เริ่มที่ จดทะเบียนเลิกบริษัท และบริการ ปิดบัญชีประจำปี

ผู้ชำระบัญชีมีหน้าที่และอำนาจอะไร

ผู้ชำระบัญชีรับผิดชอบดำเนินการแทนบริษัทในช่วงชำระบัญชี อำนาจอาจเป็นอำนาจกรรมการเดิมหรืออำนาจที่ที่ประชุม/ศาลกำหนด หากมีหลายคนต้องตรวจว่าต้องลงนามร่วมกันหรือไม่

ก่อนเริ่มควรขอแฟ้มบัญชี ธนาคาร ภาษี สัญญา ทรัพย์สิน ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และเอกสารคดี ผู้ชำระบัญชีไม่ควรคืนเงินผู้ถือหุ้นหรือโอนทรัพย์สินก่อนจัดการเจ้าหนี้และตรวจหลักฐาน

งานช่วงเริ่มต้นหลังบริษัทเลิก

คู่มือ DBD ระบุให้ยื่นจดทะเบียนเลิก ประกาศบอกกล่าวการเลิก และส่งหนังสือแจ้งเจ้าหนี้ถ้ามี ภายใน 14 วันนับแต่วันที่บริษัทเลิก การนับวันต้องยึดวันที่ในมติหรือวันที่กฎหมายถือว่าเลิก

พร้อมกันควรทำทะเบียนทรัพย์สิน ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ภาษี และค่าใช้จ่ายให้เห็นยอดคงค้างทุกประเภท หากบัญชีขาดช่วงให้ใช้ ทำบัญชีย้อนหลัง บนหลักฐานจริง

• ยื่นจดทะเบียนเลิกและตรวจอำนาจผู้ชำระบัญชี
• บอกกล่าวการเลิกและแจ้งเจ้าหนี้
• รวบรวมบัญชีธนาคาร ทรัพย์สิน ลูกหนี้ เจ้าหนี้
• กำหนดแฟ้มหลักฐาน

จัดการทรัพย์สิน ลูกหนี้ และเจ้าหนี้

ผู้ชำระบัญชีควรยืนยันยอดลูกหนี้และติดตามเรียกเก็บเงิน ประเมินทรัพย์สินที่จะขายหรือส่งคืน และตรวจเจ้าหนี้จากสัญญา ใบแจ้งหนี้ ภาษี เงินประกัน และค่าใช้จ่ายถึงวันเลิก การปิดบัญชีธนาคารเร็วเกินไปอาจทำให้รับหรือจ่ายรายการค้างไม่ได้

ทุกการขาย รับชำระ จ่ายหนี้ และจ่ายค่าใช้จ่ายต้องมีหลักฐานและบันทึกในบัญชี หากมีทรัพย์สินเหลือหลังชำระหนี้จึงพิจารณาคืนทุนหรือเฉลี่ยให้ผู้ถือหุ้นตามสิทธิ

งบการเงิน ณ วันเลิกและการตรวจสอบ

DBD ระบุให้จัดทำงบการเงิน ณ วันเลิกและส่งให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบและรับรองตามขั้นตอน เอกสารเสร็จการชำระบัญชียังรวมรายงานการชำระบัญชีและรายละเอียดสมุดบัญชีกับสรรพเอกสาร

งบ ณ วันเลิกต้องสะท้อนสินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายการค้าง และการปรับปรุงถึงวันที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่เดายอดจากเงินในธนาคาร หากเอกสารไม่ครบให้ระบุข้อจำกัดและขอหลักฐานเพิ่ม

ถ้าชำระบัญชีนานต้องรายงานอย่างไร

คู่มือ DBD ระบุว่าหากชำระบัญชีไม่เสร็จภายใน 3 เดือน ผู้ชำระบัญชีต้องยื่นรายงานแบบ ลช.3 ทุก 3 เดือน และหากยังไม่เสร็จภายในหนึ่งปี ต้องเรียกประชุมใหญ่เมื่อสิ้นปีเพื่อรายงานความคืบหน้าโดยละเอียด

รายงานควรตอบว่าเรียกเก็บลูกหนี้เท่าไร จ่ายเจ้าหนี้อะไรแล้ว เหลือทรัพย์สินใด มีคดีหรืออุปสรรคใด และจะปิดรายการอย่างไร ตัวเลขและแบบฟอร์มควรเทียบแนวทาง DBD ล่าสุดก่อนยื่น

ภาษีและรอบบัญชีระหว่างชำระบัญชี

กรมสรรพากรระบุว่าวันที่เจ้าพนักงานรับจดทะเบียนเลิกเป็นวันสุดท้ายของรอบบัญชีรอบนั้น และถ้าชำระบัญชียังไม่เสร็จ บริษัทอาจยังคงมีสภาพเท่าที่จำเป็นเพื่อชำระบัญชี จึงต้องตรวจแบบและงบต่อเนื่อง

หากผู้ชำระบัญชีและผู้จัดการยื่นรายการและชำระภาษีไม่ทัน 150 วัน กรมสรรพากรมีหลักเกณฑ์เรื่องคำร้องขออนุมัติขยายรอบบัญชีในบางกรณี ให้ตรวจ รอบระยะเวลาบัญชี ก่อนวางแผน

ปิดการชำระบัญชีและจดทะเบียนเสร็จ

เมื่อสะสางทรัพย์สินและหนี้ครบ ผู้ชำระบัญชีต้องจัดทำรายงาน นัดประชุมผู้ถือหุ้นเพื่ออนุมัติ และยื่นจดทะเบียนเสร็จการชำระบัญชี คู่มือ DBD ระบุให้ยื่นภายใน 14 วันนับแต่วันที่ประชุมอนุมัติ

เอกสารที่ควรตรวจ ได้แก่ แบบ ลช.1 รายงานการชำระบัญชี แบบ ลช.5 งบ ณ วันเลิก แบบ ลช.6 แบบรับรองการตรวจสอบบัญชีของกรมสรรพากร และหลักฐานผู้ชำระบัญชี/หนังสือมอบอำนาจตามกรณี