หนังสือรับรองบริษัทคืออะไร ขอและคัดออนไลน์ยังไง

หนังสือรับรองบริษัท หรือที่เรียกกันว่าหนังสือรับรองนิติบุคคล คือเอกสารที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้าออกให้เพื่อยืนยันว่านิติบุคคลรายนั้นมีอยู่จริงตามทะเบียน และแสดงข้อมูลสำคัญ ณ วันที่ออกเอกสาร เช่น ใครเป็นกรรมการ และกรรมการคนใดมีอำนาจลงนามผูกพันบริษัทได้บ้าง เอกสารนี้จึงเป็นสิ่งที่คู่ค้าและธนาคารใช้ตรวจสอบก่อนทำนิติกรรมกับบริษัท ว่าคนที่มาเซ็นเอกสารมีอำนาจจริงหรือไม่

หนังสือรับรองบริษัทไม่ใช่เอกสารเดียวกับใบสำคัญแสดงการจดทะเบียน ใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนเป็นหลักฐานว่าบริษัทได้จดทะเบียนจัดตั้งเมื่อใด ซึ่งออกให้ครั้งเดียวตอนจดทะเบียนและข้อมูลไม่เปลี่ยนตามเวลา ส่วนหนังสือรับรองจะสะท้อนสถานะปัจจุบันของบริษัท ณ วันที่ขอคัด หากบริษัทเปลี่ยนกรรมการหรือย้ายที่ตั้งสำนักงาน ข้อมูลในหนังสือรับรองฉบับใหม่ก็จะเปลี่ยนตาม

ข้อมูลที่ปรากฏในหนังสือรับรองครอบคลุมรายละเอียดหลักของนิติบุคคลที่คู่สัญญาต้องใช้ตรวจสอบ ได้แก่

ปัจจุบันการขอคัดหนังสือรับรองทำได้หลายช่องทาง ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปที่สำนักงานเสมอไป ช่องทางหลักคือยื่นคำขอที่สำนักงานของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าโดยตรง ขอผ่านระบบบริการออนไลน์ของกรม และขอผ่านช่องทางที่ธนาคารบางแห่งเปิดให้บริการร่วมกับกรม ซึ่งเหมาะกับกรณีที่ต้องใช้เอกสารประกอบการทำธุรกรรมกับธนาคารอยู่แล้ว

แต่ละช่องทางมีเงื่อนไขเรื่องรูปแบบเอกสารที่ได้รับ ระยะเวลาดำเนินการ และวิธีจัดส่งต่างกัน รวมถึงมีค่าธรรมเนียมตามอัตราที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด ก่อนยื่นคำขอจึงควรตรวจสอบอัตราค่าธรรมเนียมและเงื่อนไขล่าสุดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าโดยตรง เพราะรายละเอียดปลีกย่อยของแต่ละช่องทางมีการปรับปรุงเป็นระยะ

หากยังไม่ได้จดทะเบียนบริษัทและกำลังเตรียมตัวเริ่มต้น สามารถดูขั้นตอนและเอกสารที่ต้องใช้ได้ที่จดบริษัทใช้อะไรบ้าง เช็กลิสต์ฉบับอัปเดต หรือดูรายละเอียดบริการรับจดทะเบียนบริษัทที่ทีมงานดูแลให้ตั้งแต่ต้นจนจบ

กรมพัฒนาธุรกิจการค้ามีบริการออกหนังสือรับรองฉบับภาษาอังกฤษสำหรับกรณีที่ต้องใช้กับคู่ค้าหรือหน่วยงานต่างประเทศ เช่น การเปิดบัญชีกับสถาบันการเงินต่างประเทศ การทำสัญญากับคู่ค้าต่างชาติ หรือการยื่นเอกสารประกอบธุรกรรมระหว่างประเทศ

ข้อควรระวังคือชื่อบริษัทภาษาอังกฤษที่ปรากฏในหนังสือรับรองจะเป็นชื่อตามที่จดทะเบียนไว้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเท่านั้น หากบริษัทไม่ได้จดทะเบียนชื่อภาษาอังกฤษไว้ตั้งแต่ต้น หรือใช้ชื่อภาษาอังกฤษในทางการค้าที่ต่างจากชื่อที่จดทะเบียน อาจต้องดำเนินการจดทะเบียนเพิ่มชื่อภาษาอังกฤษก่อน จึงควรวางแผนเรื่องนี้ล่วงหน้าหากรู้ว่าจะต้องใช้เอกสารกับต่างประเทศ

หนังสือรับรองแสดงสถานะของบริษัท ณ วันที่ออกเอกสารเท่านั้น หลังจากวันนั้นบริษัทอาจเปลี่ยนกรรมการ เปลี่ยนอำนาจลงนาม หรือย้ายที่ตั้งสำนักงานไปแล้วก็ได้ ผู้รับเอกสารที่ต้องอาศัยข้อมูลนี้ตัดสินใจ เช่น ธนาคารที่จะเปิดบัญชีให้ หรือคู่สัญญาที่จะเซ็นสัญญาด้วย จึงมักกำหนดว่าต้องเป็นฉบับที่ออกใหม่ภายในระยะเวลาที่เขากำหนด

ระยะเวลาที่ยอมรับไม่ได้มีมาตรฐานเดียวกันทุกที่ แต่ละธนาคาร หน่วยงานราชการ หรือคู่สัญญากำหนดเองต่างกันไป วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือสอบถามผู้รับเอกสารก่อนว่าต้องการฉบับที่ออกไม่เกินกี่เดือน แล้วค่อยไปขอคัด เพื่อไม่ให้เสียเวลาขอใหม่รอบสอง

นอกจากหนังสือรับรองที่ต้องขอคัดใหม่เมื่อจะใช้งาน บริษัทควรเก็บชุดเอกสารทะเบียนหลักไว้ให้ครบและหาเจอง่าย เพราะเป็นเอกสารที่ถูกเรียกใช้ซ้ำ ๆ ตลอดอายุของบริษัท ทั้งตอนเปิดบัญชีธนาคาร ตอนยื่นขอสินเชื่อ และตอนที่สำนักงานบัญชีต้องใช้ประกอบการยื่นภาษีหรือปิดงบประจำปี

สำหรับบริษัทที่เพิ่งจดทะเบียนเสร็จและยังไม่แน่ใจว่าลำดับถัดไปต้องทำอะไรบ้าง อ่านต่อได้ที่จดทะเบียนบริษัทแล้วต้องทำอะไรต่อ ซึ่งสรุปสิ่งที่ต้องจัดการในช่วงเดือนแรกไว้ให้ครบ